업무가 자꾸 겹치는 이유

분명 역할을 나눴는데도 같은 일을 두 사람이 하고 있는 상황, 팀에서 한 번쯤은 겪어봤을 거다.

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일을 나눴는데도 일이 다시 겹친다

 

한 사람은 자료를 정리하고 있었고, 다른 사람도 같은 자료를 따로 만들고 있다. 서로 게으른 것도 아니고, 책임감이 없는 것도 아닌데 결과만 보면 같은 일을 두 번 한 셈이 된다.

이런 문제는 바쁠수록 더 심해진다. 각자 맡은 일만 빠르게 처리하려고 움직이다 보면, 이미 누가 어디까지 했는지 확인하는 과정이 자꾸 빠진다. 시간은 더 쓰고도 속도는 오히려 느려진다.

전체 순서가 비어 있을 때 생기는 일

같은 일을 여러 사람이 하게 되는 진짜 이유는 대개 단순하다. 전체 흐름을 보는 사람이 없기 때문이다.

겉으로는 업무 분장이 되어 있어도, 실제로는 시작점과 종료점이 분명하지 않은 경우가 많다. 자료 조사, 초안 작성, 검토, 공유 중 어디까지를 누가 맡는지 명확하지 않으면 중간 구간이 쉽게 겹친다. 메신저 지시, 구두 요청, 회의 중 즉석 결정이 섞이면 더 복잡해진다.

사람들은 빈칸을 보면 채우려는 쪽으로 움직인다. 그 자체는 성실한 태도지만, 팀 관점에서는 중복 작업으로 이어진다. 개인의 문제라기보다 구조의 문제다.

누가 아니라 어디까지를 정해야 한다

이 문제를 줄이려면 사람 중심이 아니라 흐름 중심으로 정리해야 한다. 누가 담당자인지만 정하면 부족하다. 그 사람이 어디서 시작해서 어디서 끝내는지를 함께 정해야 한다.

실제로는 아래 세 가지만 맞춰도 중복 발생이 크게 줄어든다.

• 업무 단계별 완료 기준을 짧게 적는다.
• 진행 중인 일은 한곳에서만 보이게 만든다.
• 새로 시작하기 전에 기존 진행 여부를 먼저 확인한다.

거창한 시스템이 필요한 게 아니다. 작은 팀이라도 업무 이름, 담당자, 현재 상태, 다음 행동만 보이게 해도 충돌이 줄어든다. 회의를 많이 하는 것보다, 지금 무엇이 진행 중인지 한눈에 보이게 만드는 편이 훨씬 효과적이다.

일 잘하는 팀은 연결 방식을 먼저 맞춘다

업무가 자꾸 겹치는 조직은 대부분 사람이 부족해서가 아니라 연결 방식이 느슨해서 그렇다. 각자 열심히 하는데도 결과가 비효율적이라면, 더 열심히 할 것이 아니라 흐름을 다시 들여다봐야 한다.

누가 빠졌는지 따지기 전에 어떤 단계가 비어 있었는지부터 보는 게 먼저다. 같은 일을 두 번 하지 않는 팀은 일을 잘 나누는 팀이 아니라, 전체 과정을 함께 보고 있는 팀이다.

일은 많은데 진도가 안 나는 조직이라면, 보고 체계보다 작업 흐름부터 점검해볼 만하다.